Una vez identificado un proyecto que reúne condiciones para poder ser considerado como I+D o IT, la siguiente cuestión a dilucidar para determinar que camino seguimos es el importe de los costes que realmente podrán formar parte de la base deducible.
De entrada, podrán considerarse como deducibles todos aquellos gastos del proyecto identificado que puedan ser directamente relacionados y aplicados efectivamente al mismo. No obstante, lo primero que ha de comprobarse es si se ha recibido alguna subvención para el fomento de la I+D durante el mismo ejercicio impositivo en el que se realizaron los gastos. Esto es importante, pues el importe íntegro de la subvención ha de descontarse de la base de deducible de I+D (no IT), pudiéndola dejar bastante reducida. Sobre todo si se tiene en cuenta que dicha subvención puede corresponder al fomento de actividades de I+D realizadas en años anteriores pero que se ha percibido después, por lo que no será proporcional al gasto en consideración durante el ejercicio que se está analizando. Es decir, pudiendo suponer un porcentaje muy importante del gasto real del ejercicio.
El siguiente paso será analizar los gastos por partidas principales:
- Gastos en mano de obra propia.
- Material fungible.
- Colaboradores externos de carácter técnico que hayan participado en el proyecto.
- Amortizaciones de equipos usados en el proyecto
Siempre tomando como condición que todos estos gastos puedan relacionarse directamente con el proyecto y que no correspondan ya a fases finales relacionadas con la misma aplicación industrial de los resultados o a prototipos, pilotos, etc. que puedan ser aprovechables comercialmente, lo que indicaría que su coste puede ser directamente recuperado, por lo que no habría lugar a ningún tipo de incentivo.
Analicemos ahora los criterios principales a seguir para realizar las imputaciones en cada partida, si bien hacemos antes un pequeño paréntesis para contestar a una cuestión que a menudo suele surgir: si un proyecto no ha tenido éxito, llegando incluso a abortarse antes de su conclusión, ¿podría generar base deducible? La respuesta es un sí rotundo. Como decíamos en nuestro artículo anterior, la incertidumbre es uno de los valores importantes para considerar un proyecto calificable como I+D+i.
A. Mano de obra propia.
Lo fundamental en esta partida, intangible, es asegurarse que las horas imputadas a cada persona se encuentran coherentemente distribuidas entre las distintas actividades que se han realizado en el proyecto. Para ello, es importante comprobar que tenemos soporte documental suficiente para demostrarlo, en forma de evidencias, informes, etc… a modo de prueba indiciaria del trabajo realizado y que éste está acorde con la capacitación de las personas implicadas.
No obstante, cuidado con las personas que no disponen de al menos titulación media universitaria. Debe demostrarse bien su capacitación para las tareas en las que ha intervenido. Pueden ser objeto de recortes.
B. Material fungible
El material utilizado para realizar pruebas y ensayos o la construcción de prototipos, por ejemplo, es ya un coste tangible, que tendrá que estar soportado por facturas. Es importante, en este sentido, realizar una imputación coherente a lo explicado en el soporte documental, revisando el concepto de las facturas, con el fin de explicarlo, ya que en muchas ocasiones resulta difícil de interpretar o incluso genera confusión. Las facturas no deben imputarse al completo, sino proporcionalmente a las unidades que han sido necesarias. Así tampoco es necesario restringirse al prototipo final, sino que pueden considerarse todos los prototipos previos y pruebas y ensayos, pero siempre diferenciando qué unidades han sido necesarias en cada fase.
C. Colaboraciones externas
Las tareas de los colaboradores externos deben estar bien diferenciadas de las del personal de la empresa participante. Es la primera condición. La segunda es que su función, siempre técnica, ha sido necesaria para el buen fin del proyecto y han aportado valor al mismo, debiéndose de disponer de datos (informes, ensayos externos, etc…) que lo corroboren y demuestren de alguna forma que existe un trabajo detrás. De hecho, cada vez es más habitual que el coste de las colaboraciones deba desglosarse en forma de precio/hora de personal facturado por la empresa colaboradora. Son imputables, por supuesto, trabajos de ingeniería, de ensayos externos en laboratorios, pero también de asesoramiento en forma de aportación de know how, si bien nunca trabajos relacionados con fases finales del proyecto asociadas con la industrialización o prototipos finales, como puede ser el caso de homologaciones.
D. Amortizaciones de equipos
Lo equipos utilizados para hacer tareas del proyecto no cabe duda que generan un coste, pues tienen una vida útil determinada que se consume parcialmente en su uso en el proyecto. La forma de calcularla normalmente consiste en aplicar proporcionalmente el coste anual de amortización que se tiene contablemente al tiempo que se ha utilizado en el proyecto.
No siendo un equipo de gran valor y usado intensivamente en el proyecto, lo habitual es que los costes sean pequeños, hasta el punto de que puedan no llegar a considerarse. Pero si el coste imputable es alto, está claro que habrá que justificar bien su uso en las distintas fases y actividades del proyecto.
Como se observa, no se incluyen como base deducible costes que no sean directamente imputables, como los costes de estructura generales de la empresa que en el caso de otros incentivos I+D+i (v.g.: programas de ayudas nacionales y europeos) si son considerados.
Obsérvese también que no se incluye en este artículo el capítulo relacionado con el inmovilizado de I+D afecto en exclusiva a actividades de I+D, que también es deducible, aunque en menor proporción (8%). Comentar que el mismo no tiene por qué estar afecto a un único proyecto, sino que puede haber sido utilizado en varios, de manera que sólo se ha utilizado para actividades de I+D. Además, para el caso de edificios, existe una ventaja adicional que, aunque no es deducción, normalmente alcanza un valor superior al que origina la deducción aplicada sobre la amortización: según el artículo 12 de la Ley del Impuesto de Sociedades los edificios podrán amortizarse de forma lineal durante un periodo de 10 años en la parte que se hallen afectos a las actividades de investigación y desarrollo (no IT).
Por último, un pequeño apunte que creemos importante: hay que tener cuidado con el ejercicio de contabilización de los gastos tangibles. Es muy frecuente que una factura con fecha al final de un ejercicio sea contabilizada en el año siguiente. En este caso podemos tener problema para que sea aceptada como integrante de la base deducible del ejercicio de facturación, con lo cual estaríamos difiriendo al menos un año el beneficio fiscal por la misma.
El próximo artículo de esta serie será publicado el jueves 22 y versará sobre “Las Colaboraciones Externas Deducibles y la Amortización de los Gastos de I+D”
Más información en nuestra página de FAQ’s: https://www.deducciones.es/faq/
