La de colaboraciones externas suele ser una partida muy habitual en un proyecto de I+D+i. No todos los medios y conocimientos se encuentran en posesión de la empresa que realiza el proyecto. Es el caso, por ejemplo, de la realización de determinados ensayos de laboratorio, para los que no se dispone del instrumental necesario, del diseño específico de determinados elementos de la cadena de valor del producto en desarrollo, para el que se exige especialización, o del asesoramiento en un área específica del proyecto por parte de entidades experimentadas, es decir, de la aportación de un conocimiento concreto (el famoso know how) que no dispone la empresa.
En cualquier caso, debe tratarse de funciones técnicas y a la hora de imputar su gasto que éste pueda relacionarse directamente con el proyecto. Así, primeramente es necesario demostrar que la colaboración externa imputada ha sido necesaria para el proyecto y que su papel en el mismo no se solapa con las tareas llevadas a cabo por el propio personal participante de la empresa, y después, que el gasto imputado es coherente con el trabajo o aportación realizada por la entidad subcontratada.
Así, las tareas realizadas por la colaboración externa también deben de justificarse adecuadamente a través de evidencias específicas y, si es posible, aportar un contrato o similar que permita comprobar el coste. Este es un requisito cada vez más solicitado por las entidades certificadoras, dado que se trata de una partida que se caracteriza por la heterogeneidad y subjetividad de criterios que pueden darse. Es más, viene siendo ya habitual que las entidades certificadoras soliciten un desglose del coste de la colaboración por categoría de personal de la misma que ha intervenido en el proyecto, algo que podría decirse que se encuentra ya en el límite de lo exigible, pues no son datos que deban obrar en poder de la empresa beneficiaria, sino que son propiedad (y puede llegar a ser confidencial) de un tercero que no es parte directamente interesada.
Así pues, a la hora de imputar costes de colaboraciones externas, sobre todo si éstos son altos, y a veces lo son, pues no olvidemos que no es requisito que un proyecto deba ser realizado en su mayoría directamente por la empresa beneficiaria final del resultado, ya que incluso puede subcontratarse la totalidad del proyecto a un tercero, es conveniente asegurarse antes de que disponemos de toda la información que permite soportar tal imputación.
Asimismo, es necesario recordar que sólo son imputables costes de colaboraciones externas en la Unión Europea o el Espacio Económico Europeo.
El próximo artículo de esta serie será publicado el jueves, 1 de marzo, con el título “¿Informe Motivado, Certificación o Documentación?”
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